Un traslado de oficina se planifica por fases: primero se nombra un responsable y se fija un calendario; después se hace inventario, se decide qué se traslada y qué no, y se diseña el plano de la nueva oficina; a continuación se preparan las comunicaciones e informática, se embala por puestos con un sistema de etiquetado común y se traslada, a menudo en fin de semana o en horario de menor actividad. Por último se montan los puestos, se prueban los sistemas y se avisa a clientes y proveedores. La clave es que la actividad se detenga el menor tiempo posible.
Diferencias con una mudanza doméstica
Una mudanza de empresa no solo mueve muebles. Afecta a la continuidad del negocio, a la información, a la seguridad de los datos y a la organización del trabajo de muchas personas. Por eso las empresas de mudanzas de oficinas suelen ofrecer servicios específicos: embalaje de archivos, desconexión y reconexión de equipos, montaje de mobiliario de oficina, traslado en horarios especiales y gestión de residuos de lo que no se va.
Fase 1: planificación
- Nombra un responsable interno que coordine con la empresa de mudanzas, el informático, el propietario del local y la plantilla.
- Fija un calendario con hitos: fin de obras en el destino, alta de comunicaciones, embalaje, traslado y puesta en marcha.
- Revisa contratos: preavisos del local actual, estado en que debe devolverse, fechas de entrega del nuevo.
- Elige el momento: fines de semana, festivos o periodos de menos actividad.
- Prepara un presupuesto que incluya mudanza, obras, mobiliario nuevo, informática y gestión de residuos.
Fase 2: inventario y decisiones
- Inventario completo de mobiliario, equipos, archivos y material.
- Decide qué se traslada, qué se renueva, qué se dona o vende y qué se recicla.
- Revisa el archivo: digitaliza lo posible y destruye de forma segura la documentación que ya no deba conservarse, respetando los plazos legales que correspondan.
- Comprueba medidas del mobiliario frente al plano de destino.
Fase 3: el plano de la nueva oficina
Antes de trasladar nada, hay que saber dónde va cada cosa. Un plano numerado con cada puesto, sala, armario y equipo, y con el nombre de la persona asignada, permite que el equipo de mudanzas coloque todo directamente en su sitio. Coordina el plano con las tomas de red, los enchufes y la iluminación.
Fase 4: informática y comunicaciones
- Alta de internet y telefonía en la nueva oficina con suficiente antelación, porque puede tardar.
- Cableado y red: comprueba que la nueva oficina tiene los puntos necesarios y el armario de comunicaciones preparado.
- Copia de seguridad completa de los datos antes de apagar equipos.
- Inventario y etiquetado de equipos, cables y periféricos de cada puesto.
- Plan de reconexión y pruebas antes de que llegue la plantilla.
- Desvío de llamadas temporal si es necesario.
Fase 5: embalaje por puestos
Un sistema de etiquetado común evita el caos. Lo más habitual es asignar a cada puesto un código que coincide con el plano de destino, y que cada persona embale sus objetos personales y documentos en cajas con ese código. Mobiliario, equipos y archivos llevan también su etiqueta.
| Elemento | Quién lo prepara | Cómo se identifica |
|---|---|---|
| Objetos personales y documentos del puesto | Cada empleado | Código de puesto y nombre |
| Equipos informáticos | Informático o empresa de mudanzas | Código de puesto y número de equipo |
| Mobiliario | Empresa de mudanzas | Código de destino en el plano |
| Archivo | Responsable de archivo | Código de armario y orden de cajas |
| Salas comunes | Responsable interno | Código de sala |
Fase 6: traslado y puesta en marcha
- Confirma accesos, ascensores, muelles de carga y permisos de aparcamiento en ambos edificios.
- Protege suelos, paredes y ascensores.
- Un responsable en origen y otro en destino coordinan la carga y la colocación.
- Monta primero los puestos críticos y las comunicaciones.
- Prueba red, telefonía, impresoras y accesos antes del primer día laborable.
- Prepara una pequeña guía para la plantilla: ubicación de puestos, salas, normas del edificio.
La plantilla, parte del plan
Un traslado afecta a la rutina de todas las personas de la empresa. Informar pronto de la fecha, del nuevo trayecto y de cómo será el espacio reduce la incertidumbre. Conviene recoger necesidades concretas, como puestos adaptados, aparcamiento o accesos, y asignar a cada persona tareas claras de embalaje con un plazo. El primer día en la nueva oficina, un recorrido breve y alguien a quien preguntar dudas facilitan la adaptación.
Comunicar el traslado
- Clientes y proveedores, con la nueva dirección y la fecha.
- Web, firmas de correo, fichas de negocio en mapas y directorios.
- Bancos, aseguradoras y gestorías.
- Administraciones: el cambio de domicilio social o fiscal tiene sus propios trámites, que conviene revisar con la asesoría.
- Papelería, rótulos y señalética.
Qué hacer con lo que no se traslada
El mobiliario en buen estado se puede vender o donar; el material informático debe borrarse de forma segura antes de reciclarlo; y los documentos confidenciales, destruirse con garantías. Si el nuevo espacio aún no está listo o sobran muebles que se quieren conservar, un guardamuebles puede resolver el periodo intermedio.
Errores habituales
- Empezar a planificar demasiado tarde.
- No tener internet en la nueva oficina el primer día.
- Etiquetar sin un sistema común.
- Olvidar los objetos de salas comunes, almacenes y cocina.
- No hacer copia de seguridad antes de desconectar equipos.
- No avisar a clientes con antelación.
Si en la empresa también se mudan empleados por el traslado, las empresas de mudanzas domésticas pueden ser de ayuda.
Preguntas frecuentes
¿Con cuánta antelación hay que planificar un traslado de oficina?
Depende del tamaño de la empresa y de si hay obras en el destino. Para oficinas medianas, conviene empezar con varios meses de margen.
¿Se puede trasladar una oficina sin cerrar?
En muchos casos sí, haciendo el traslado en fin de semana o por fases, con desvío de llamadas y teletrabajo temporal.
¿Quién desconecta y conecta los ordenadores?
Puede hacerlo el informático de la empresa o la propia empresa de mudanzas si ofrece ese servicio. Conviene aclararlo en el presupuesto.
¿Qué pasa con los documentos confidenciales?
Deben trasladarse en cajas cerradas y precintadas, con control de quién las manipula. Para organizar tu traslado, encuentra empresas de mudanzas de oficinas cerca de ti.
