Es el documento que entrega la empresa al terminar el servicio para acreditar qué material se ha destruido, cuándo, cómo y en qué cantidad aproximada. Sirve para demostrar que la eliminación de información se ha hecho de forma segura, algo importante en caso de inspección o reclamación relacionada con datos personales. Guárdalo junto con el registro de tus actividades de tratamiento.
Depende del tipo de documento y de la normativa que le aplica: fiscal, mercantil, laboral, sanitaria o de protección de datos fijan plazos distintos de conservación. Antes de destruir archivos antiguos, consulta con tu asesor qué plazos te afectan. Destruir antes de tiempo puede ser un problema tanto como conservar datos personales más tiempo del necesario.
Para volúmenes pequeños y con una trituradora de corte cruzado o en partículas, puede ser suficiente para el día a día. Las trituradoras de tiras dejan fragmentos que pueden recomponerse. Cuando se trata de volúmenes grandes, archivos completos o información especialmente sensible, un servicio profesional con certificado es más seguro y ahorra tiempo al personal.
En la mayoría de servicios profesionales no hace falta, porque las máquinas industriales admiten grapas y clips, y muchas también carpetas y archivadores de cartón. Los archivadores con anillas metálicas o elementos de plástico grueso pueden necesitar una separación previa. Pregunta a la empresa qué admite para preparar el material sin perder tiempo.
Sí. En la destrucción in situ, el camión con la trituradora se sitúa en tus instalaciones y puedes ver el proceso. En la destrucción en planta, muchas empresas permiten que un representante del cliente presencie el proceso o lo acredite con registros. Si es importante para ti, solicítalo al contratar y pide que quede reflejado en el certificado.
Facturas con datos de clientes, nóminas, contratos, historiales médicos, expedientes, currículos, planos o estrategias comerciales. Toda empresa acumula papel con información personal o confidencial que, cuando deja de ser necesaria, no puede tirarse al contenedor de reciclaje sin más. Un documento recuperado de la basura puede dar lugar a fraudes, suplantaciones de identidad o filtraciones de información, y la normativa de protección de datos obliga a quien trata datos personales a eliminarlos de forma segura cuando ya no deban conservarse.
Se instalan en la oficina contenedores cerrados con ranura, donde los empleados depositan los documentos a destruir en lugar de usar la papelera. La empresa los vacía con una frecuencia pactada y se lleva el contenido de forma segura.
Para vaciados de archivo, traslados de oficina, cierres de empresa o expurgos tras cumplir los plazos de conservación. La empresa recoge cajas o contenedores grandes en una sola visita.
Un vehículo equipado con trituradora industrial se desplaza a tus instalaciones y destruye el material allí mismo, sin que salga de tu control.
El material se transporta en vehículos cerrados y precintados hasta una planta de la empresa, donde se destruye con maquinaria de mayor capacidad.
Destrucción física de discos duros, unidades SSD, cintas de copia, memorias USB, CD y DVD, tarjetas y teléfonos. En soportes digitales, la destrucción física o el borrado certificado con herramientas especializadas son las únicas vías seguras.
Productos defectuosos o de marca, uniformes, tarjetas de acceso, sellos o material promocional que no debe acabar en el mercado.
Lo que diferencia un servicio profesional es el control del material en todo momento. Una cadena de custodia bien organizada incluye:
Existen normas técnicas europeas sobre destrucción segura de material confidencial y sobre niveles de seguridad según el tamaño de partícula, que algunas empresas siguen o certifican. Pregunta qué estándares aplican.
Si la empresa de destrucción va a acceder a documentos con datos personales, actúa como encargada del tratamiento y debe firmarse con ella el contrato correspondiente, con las garantías de seguridad y confidencialidad. Además, conviene documentar en tus políticas internas qué se destruye, cuándo y cómo, y conservar los certificados.
El coste depende del volumen o peso del material, del número de contenedores y la frecuencia de vaciado, de si la destrucción es in situ o en planta, del tipo de material (papel, soportes informáticos, productos), de la necesidad de carga desde plantas sin ascensor o archivos de difícil acceso y del nivel de seguridad exigido.
Coloca los contenedores de seguridad cerca de los puestos que más papel generan, como administración, recursos humanos o recepción, y explica a la plantilla qué debe ir en ellos. Una norma sencilla es que todo papel con nombres, cifras o datos de clientes vaya al contenedor, no a la papelera.
Romper documentos a mano y tirarlos a la papelera. Acumular cajas de papel confidencial en un trastero sin control. Formatear un disco duro y creer que la información ha desaparecido. Contratar una retirada sin certificado. Y destruir documentación que todavía había que conservar por obligación legal.
Para retirar a la vez mobiliario, equipos y otros residuos de un vaciado de oficina, contacta con empresas de reciclaje y gestión de residuos. Si necesitas revisar tu cumplimiento en protección de datos, las consultorías especializadas pueden ayudarte. El resto de proveedores está en la categoría principal de servicios a empresas.
Si tu empresa se dedica a la destrucción de documentos, puedes publicar gratis tu ficha en MyDirectory y recibir solicitudes de empresas y despachos de tu provincia.
Para saber más: Cómo destruir documentos confidenciales y cumplir el RGPD