Los documentos que contienen datos personales o información confidencial deben destruirse de forma que no puedan reconstruirse cuando ya no sea necesario conservarlos. El Reglamento General de Protección de Datos obliga a empresas y profesionales a aplicar medidas de seguridad adecuadas durante todo el ciclo de vida de los datos, y eso incluye su eliminación. Para volúmenes pequeños basta una buena destructora; para archivos grandes o información sensible lo habitual es contratar un servicio especializado que entregue un certificado de destrucción.
Qué documentos hay que destruir de forma segura
Cualquier papel que permita identificar a una persona o que contenga información sensible para la empresa. Algunos ejemplos habituales:
- Nóminas, contratos de trabajo y expedientes de personal.
- Facturas, presupuestos y extractos con datos de clientes o proveedores.
- Historias clínicas, informes médicos y documentación de seguros.
- Expedientes de clientes en despachos, gestorías y asesorías.
- Currículums de candidatos que no han sido seleccionados.
- Planos, estrategias comerciales, datos financieros o documentación técnica reservada.
- Copias de documentos de identidad.
Antes de destruir, hay que comprobar que ha terminado el plazo legal de conservación. La normativa fiscal, mercantil, laboral o sanitaria fija plazos distintos según el tipo de documento, y conviene consultarlos con la asesoría. Lo que no se debe hacer es guardar datos indefinidamente sin motivo, ni tampoco tirarlos al contenedor de papel tal cual.
Cuando el volumen supera lo que una oficina puede triturar, lo práctico es recurrir a una empresa de destrucción de documentos.
Qué dice la protección de datos, en términos generales
El RGPD no indica una máquina ni un método concreto, pero sí exige que el responsable del tratamiento garantice la confidencialidad de los datos y pueda demostrar que cumple. En la práctica, esto implica:
- Destruir de manera que la información no sea legible ni recuperable.
- Controlar la custodia de los documentos hasta que se destruyen, evitando que queden en cajas abiertas o en lugares accesibles.
- Si se contrata a un proveedor, firmar con él un contrato de encargado del tratamiento.
- Guardar constancia de lo que se ha destruido y cuándo.
Si tienes dudas sobre tus obligaciones concretas, un especialista en consultoría o protección de datos puede revisar tus procedimientos.
Niveles de seguridad en la destrucción
El tamaño de las partículas determina lo difícil que es reconstruir un documento. Como referencia, se utiliza la norma DIN 66399, que clasifica la destrucción de papel en niveles de seguridad del P-1 al P-7: cuanto mayor es el nivel, más pequeñas son las partículas. La norma UNE-EN 15713 establece además buenas prácticas para los servicios de destrucción segura de material confidencial.
| Tipo de documento | Nivel orientativo | Comentario |
|---|---|---|
| Papeles internos sin datos personales | Bajo | Corte en tiras puede bastar |
| Documentos con datos personales comunes | Medio | Corte en partículas pequeñas |
| Datos especialmente protegidos, como salud | Alto | Partículas muy pequeñas y custodia controlada |
| Información secreta o estratégica | Muy alto | Servicio especializado con máxima seguridad |
Formas de destruir documentos
Destructora de oficina
Es suficiente para pequeños volúmenes diarios. Conviene elegir una de corte en partículas y no de tiras, y no sobrecargarla. Su límite es el tiempo: triturar cajas de archivo a mano ocupa horas de trabajo.
Contenedores de custodia
Muchas empresas instalan contenedores cerrados con ranura en sus oficinas. El personal deposita ahí los papeles y el proveedor los recoge periódicamente para destruirlos. Evita que los documentos queden sueltos en las papeleras.
Destrucción en las instalaciones del proveedor
Los documentos se recogen en contenedores precintados y se trasladan a una planta donde se trituran y, después, se reciclan como papel. Es la opción más habitual para archivos grandes.
Destrucción in situ
Un camión con trituradora se desplaza a la empresa y destruye los documentos allí mismo. Se elige cuando la información es especialmente sensible o la empresa quiere presenciar el proceso.
Qué es el certificado de destrucción
Es el documento que entrega el proveedor tras el servicio. Suele indicar la fecha, el cliente, la cantidad o el peso del material, el método empleado y la identificación de quien lo realiza. Sirve como prueba ante una inspección o una reclamación de que los datos se eliminaron de forma segura. Guárdalo junto con tu registro de actividades de tratamiento.
No solo papel
La información confidencial también está en discos duros, memorias USB, móviles antiguos, tarjetas, CD y cintas de copia de seguridad. Formatear un disco no siempre elimina los datos. Para soportes digitales existen procesos de borrado seguro y de destrucción física, y muchas empresas de destrucción documental ofrecen ambos servicios. Si además vas a desechar equipos electrónicos, consulta también los servicios de reciclaje y gestión de residuos.
Cómo organizar una política de destrucción en la empresa
Más allá del método, lo que marca la diferencia es tener un procedimiento claro. Un esquema sencillo incluye un calendario de revisión del archivo, una tabla con los plazos de conservación de cada tipo de documento, una persona responsable de autorizar la destrucción, un lugar cerrado para guardar lo pendiente de destruir y un registro donde se archivan los certificados. Explicar el procedimiento a la plantilla evita que cada uno resuelva a su manera, que es como suelen aparecer los descuidos. Revisar el sistema una vez al año ayuda a adaptarlo a los cambios de la actividad.
Errores frecuentes
- Tirar documentos con datos al contenedor azul sin triturar.
- Acumular cajas de archivo pendientes de destruir en un almacén sin control.
- Usar destructoras de tiras para documentos sensibles.
- No firmar contrato de encargado del tratamiento con el proveedor.
- Destruir antes de que termine el plazo legal de conservación.
- Olvidar los soportes digitales.
Preguntas frecuentes
¿Un autónomo también tiene que destruir los documentos de forma segura?
Sí. Las obligaciones de protección de datos se aplican a cualquier persona o entidad que trate datos personales en su actividad profesional, independientemente de su tamaño.
¿Puedo quemar los documentos?
No es recomendable: es poco controlable, puede estar prohibido por normativa medioambiental o municipal y no deja constancia formal de la destrucción.
¿Qué pasa con el papel después de destruirlo?
Lo habitual es que el material triturado se envíe a reciclar. Pregunta al proveedor cómo gestiona los restos.
¿Cada cuánto conviene hacer una destrucción?
Depende del volumen. Las empresas con mucho papel suelen programar recogidas periódicas; otras hacen una limpieza anual del archivo tras revisar los plazos de conservación.
Si necesitas vaciar un archivo o establecer un servicio periódico, compara empresas de destrucción de documentos cerca de ti.
