Los libros contables obligatorios dependen de quién eres y de cómo tributas. Un autónomo en estimación directa simplificada o en una actividad profesional lleva, en general, libros registro de ingresos, de gastos y de bienes de inversión, además de los registros de IVA si está sujeto a ese impuesto. Una sociedad debe llevar una contabilidad completa conforme al Código de Comercio y al Plan General de Contabilidad, con libro diario y libro de inventarios y cuentas anuales, que se legalizan en el Registro Mercantil, además de libros societarios como el de actas.
Las obligaciones concretas cambian según la actividad y el régimen, por lo que conviene revisarlas con un profesional. Puedes buscar asesorías contables en tu zona que lleven la contabilidad de negocios como el tuyo.
Por qué importan los libros contables
Además de ser una obligación legal, una contabilidad bien llevada permite conocer la situación real del negocio, justificar ante Hacienda los ingresos y gastos declarados, acceder a financiación y tomar decisiones con datos. En caso de inspección, los libros y los justificantes son la principal prueba de lo que se ha declarado.
Autónomos: qué libros llevar según el régimen
Estimación directa simplificada y actividades profesionales
Es el caso de la mayoría de autónomos. No están obligados a llevar contabilidad conforme al Código de Comercio, sino libros registro fiscales:
- Libro registro de ventas e ingresos.
- Libro registro de compras y gastos.
- Libro registro de bienes de inversión, para los elementos que se amortizan.
- En actividades profesionales, también el libro registro de provisiones de fondos y suplidos, cuando proceda.
Si la actividad está sujeta a IVA, se llevan además los registros de facturas expedidas y recibidas, que pueden coordinarse con los anteriores.
Estimación directa normal en actividades empresariales
Los empresarios en estimación directa normal deben llevar contabilidad ajustada al Código de Comercio, con libro diario y libro de inventarios y cuentas anuales, de forma parecida a una sociedad.
Estimación objetiva o módulos
Los autónomos en módulos tienen obligaciones más reducidas: conservar las facturas emitidas y recibidas, llevar el libro registro de bienes de inversión si deducen amortizaciones y, según el régimen de IVA aplicable, determinados registros adicionales.
Sociedades: contabilidad completa
Las sociedades mercantiles, como las limitadas o las anónimas, deben llevar una contabilidad ordenada y adecuada a su actividad que permita seguir cronológicamente sus operaciones. Los libros obligatorios son:
- Libro diario: registra día a día todas las operaciones.
- Libro de inventarios y cuentas anuales: recoge el balance inicial, los balances periódicos y las cuentas anuales.
- Libro de actas: recoge los acuerdos de la junta general y del órgano de administración.
- Libro registro de socios en las sociedades limitadas, o de acciones nominativas en las anónimas.
- Libro registro de contratos entre el socio único y la sociedad, en las unipersonales.
Además, deben llevar los registros fiscales de IVA y presentar los impuestos correspondientes.
Cómo se legalizan los libros de las sociedades
Los libros contables y societarios de las sociedades se legalizan en el Registro Mercantil de su domicilio. Hoy la legalización se hace por vía telemática, presentando los libros en formato electrónico dentro del plazo posterior al cierre del ejercicio que fija la normativa. El libro de actas y los registros de socios también se legalizan electrónicamente.
Comparativa por tipo de obligado
| Obligado | Tipo de registro | Legalización en Registro Mercantil |
|---|---|---|
| Autónomo en estimación directa simplificada | Libros registro fiscales | No |
| Profesional | Libros registro fiscales con provisiones y suplidos | No |
| Autónomo empresario en estimación directa normal | Contabilidad según Código de Comercio | Según normativa aplicable |
| Autónomo en módulos | Facturas y registros mínimos | No |
| Sociedad mercantil | Contabilidad completa y libros societarios | Sí |
Cuánto tiempo conservar libros y justificantes
El Código de Comercio obliga a conservar los libros, la correspondencia, la documentación y los justificantes de la actividad durante seis años desde el último asiento, salvo que una norma establezca otra cosa. A efectos fiscales, Hacienda puede revisar los ejercicios no prescritos, y en algunos casos, como las bases imponibles negativas o los bienes de inversión, los plazos de comprobación pueden ser más largos. Por eso es prudente conservar la documentación más tiempo cuando afecta a operaciones de varios años.
Buenas prácticas
- Registra las operaciones con regularidad, no al final del trimestre.
- Guarda todas las facturas emitidas y recibidas, en papel o en formato digital con garantías.
- Separa cuentas personales y del negocio.
- Concilia los bancos con la contabilidad periódicamente.
- Revisa los bienes de inversión y su amortización.
- Usa programas de facturación y contabilidad que cumplan los requisitos técnicos exigidos.
- Haz copias de seguridad periódicas de la contabilidad y de los justificantes digitales.
Facturación electrónica y nuevos requisitos
La normativa española está avanzando hacia la obligatoriedad de la factura electrónica entre empresarios y hacia requisitos técnicos para los programas de facturación, que deben garantizar la integridad e inalterabilidad de los registros. Los calendarios de aplicación se han ido ajustando, por lo que conviene consultar con tu asesoría cuándo te afectan y si tu programa actual cumple.
Errores frecuentes
- Mezclar gastos personales y del negocio.
- No conservar facturas de gastos que se han deducido.
- Olvidar registrar bienes de inversión y su amortización.
- Legalizar fuera de plazo los libros de una sociedad.
- No llevar el libro de actas al día.
Si tus dudas son más fiscales, por ejemplo sobre qué régimen te conviene, puede interesarte hablar con asesorías fiscales.
Preguntas frecuentes
¿Un autónomo tiene que legalizar libros?
En general, los autónomos en estimación directa simplificada o profesionales no legalizan libros en el Registro Mercantil, sino que llevan libros registro fiscales.
¿Puedo llevar la contabilidad yo mismo?
Sí, siempre que cumplas los requisitos. Muchos autónomos lo hacen con programas sencillos; en sociedades es más habitual contar con un profesional.
¿Sirven los libros en formato digital?
Sí. De hecho, la legalización de los libros de sociedades es telemática, y los libros registro de autónomos pueden llevarse en formato electrónico.
¿Qué pasa si no llevo los libros correctamente?
Puede dar lugar a sanciones tributarias y dificulta justificar ingresos y gastos ante una comprobación de Hacienda.
Para tener la contabilidad en orden, encuentra asesorías contables cerca de ti.
